Bất kỳ công ty nào cũng cần có một profile doanh nghiệp chi tiết để giới thiệu đến đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, trong thời đại kỹ thuật số phát triển mạnh mẽ, liệu chỉ với cuốn profile doanh nghiệp có đủ để giới thiệu công ty của bạn một cách hoàn hảo và trọn vẹn không?

Profile doanh nghiệp (hồ sơ năng lực) là gì?

Profile doanh nghiệp, company profile hay hồ sơ năng lực là những cụm từ dùng chung để chỉ sản phẩm in ấn hoặc thiết kế dưới dạng file PDF. Trong đó chứa các nội dung xoay quanh thông tin doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, các dự án đã hoàn thành cùng nhiều thông tin có giá trị khác.

Hầu như doanh nghiệp nào cũng có riêng một quyển profile doanh nghiệp. Nó được dùng như một công cụ marketing truyền thống, phù hợp với những khách hàng ưa chuộng việc đọc thông tin doanh nghiệp thông qua con chữ và hình ảnh. So với những file thuyết trình thì công cụ này được xem như bằng chứng giúp khách hàng, đối tác nắm rõ thông tin cần thiết, thế mạnh và năng lực của doanh nghiệp.

Thông thường, một profile doanh nghiệp có thể dài từ 15 – 50 trang tùy theo số lượng thông tin và cách thiết kế. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp đều chọn thiết kế ngắn gọn, súc tích nhất có thể. Việc chắt lọc thông tin cần thiết sẽ giúp khách hàng dễ đọc, dễ nhớ hơn so với một profile doanh nghiệp quá dài khiến khách hàng ngại đọc mà còn gây lãng phí tài nguyên in ấn.

Phân biệt Profile công ty, Brochure và Catalog

Profile công ty, Brochure và Catalog đều là những công cụ marketing truyền thống, có tác dụng giới thiệu năng lực, kinh nghiệm và thu hút, thuyết phục khách hàng chọn lựa doanh nghiệp, thực hiện hành vi mua sắm hoặc sử dụng dịch vụ.

Để phát huy hết tác dụng của 3 loại này, bạn cần phân biệt rõ sự khác nhau và công dụng của từng loại.

• Profile công ty: Chứa nội dung chủ yếu giới thiệu về công ty.
• Brochure: Chứa thông tin là dự án, sản phẩm, dịch vụ và khuyến khích, kêu gọi người tiêu dùng sử dụng sản phẩm.
• Catalog: Giới thiệu dịch vụ, sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh và cần PR cho nhiều người biết đến.

Profile doanh nghiệp đầy đủ gồm những gì?

So với brochure, catalog thì Profile doanh nghiệp chỉ sử dụng chung 1 loại duy nhất chứ không xuất bản nhiều ấn phẩm khác nhau. Điều này nhằm mục đích đồng bộ hóa và nhất quán thông tin, chứng tỏ năng lực của doanh nghiệp khi giới thiệu bản thân với đối tác, khách hàng.

Cụ thể một Profile doanh nghiệp đầy đủ sẽ chứa đầy đủ tất cả thông tin về doanh nghiệp. Được sắp xếp như một quyển sách, thông tin dàn trải ở từng trang và được trình bày rõ ràng, bố cục logic.

Cụ thể gồm các phần như sau:

• Trang bìa:Trang đầu tiên thường chứa tên đầy đủ, logo thương hiệu, slogan, màu tone màu và hình ảnh đặc trưng liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
• Mục lục & giới thiệu sơ lược: Trang 2 llà mục lục và trình bày sơ lược phần nội dung chính sẽ được nêu ở những phần sau. Trang 3 là phần giới thiệu chung hoặc lời ngỏ của doanh nghiệp. 
• Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh: Trang 4 thường là nội dung về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, triết lý kinh doanh… của doanh nghiệp. Để sinh động hơn có thể kèm theo hình ảnh minh họa. Trang 5 có thể là giấy khen thưởng, thành tựu đạt được hoặc giấy phép kinh doanh để khách hàng tin tưởng vào sự uy tín và năng lực của doanh nghiệp. 
• Bộ máy hoạt động: Phần này thường nằm ở trang 6 & 7, cung cấp thông tin về bộ máy hoạt động, đội ngũ nhân sự chủ chốt, sơ đồ tổ chức cũng như cách vận hành của doanh nghiệp. 
• Giới thiệu về lĩnh vực hoạt động: Đây là phần nội dung quan trọng, thường nằm ở trang 8 & 9. Phần thông tin này sẽ được trình bày một cách chi tiết về lĩnh vực kinh doanh hoặc hoạt động chính của doanh nghiệp. Mô tả về những gì mà doanh nghiệp của bạn đang làm kèm theo hình ảnh minh họa thuyết phục. 
• Các phần còn lại: Những trang tiếp theo sau đó sẽ là các dự án đã thực hiện, sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất hoặc cung cấp ra thị trường và được nhiều người biết đến. 
• Phần cuối: Chứa thông tin liên hệ chi tiết, từ địa chỉ, hotline, MST, email cho đến các trang social như website, fanpage… Kết thúc bằng logo và slogan để tăng độ nhận diện thương hiệu. 

Ưu, hạn chế của profile doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp, profile doanh nghiệp rất quan trọng, là hồ sơ thể hiện năng lực của công ty trong lĩnh vực kinh doanh, nhất là khi tham gia một dự án đấu thầu nào đó. Bởi tất cả những thông tin về quá trình thành lập và phát triển, đội ngũ nhân sự cho đến hồ sơ dự án, sản phẩm, dịch vụ, thế mạnh đều được đề cập một cách chi tiết. Có cả hình ảnh thực minh họa được trình bày một cách tinh tế. 

Ưu điểm: 

• Cung cấp đầy đủ thông tin về doanh nghiệp, khách hàng hoặc đối tác có thể nhanh chóng tìm ra những thông tin này trong quyển profile mà không cần hỏi trực tiếp. 
• Thiết kế profile chuyên nghiệp, trình bày dễ đọc. 
• Phù hợp với những khách hàng hoặc đối tác thích đọc profile chữ hoặc không có nhiều thời gian để nghe thuyết trình bằng file PDF hoặc powerpoint.
• Nhắm đúng nhóm khách hàng tiềm năng.

Nhược điểm: 

• Nhiều chữ không phù hợp với những khách hàng không có nhiều thời gian để đọc từng trang một. 
• Những quyển profile truyền thống thường khó cạnh tranh với các dạng video marketing, nó chỉ là một bản in tĩnh, có chữ và hình ảnh nên không có tính tương tác.
• Khó cập nhật thông tin hoặc khi thay đổi thông tin bên trong phải tiến hành thay mới toàn bộ gây tốn kém và lãng phí tài nguyên in ấn.

Tầm quan trọng của video giới thiệu doanh nghiệp

Video giới thiệu doanh nghiệp (Company Profile Video) là dạng video ngắn giới thiệu nhanh về doanh nghiệp của bạn, thời lượng từ 2 – 3 phút. Nội dung chính thường đề cập đến các thông tin thương hiệu, giải thích về lĩnh vực kinh doanh cũng như những thành tựu bạn đã đạt được, năng lực hoặc điều gì đó đặc biệt khiến doanh nghiệp của bạn trở nên nổi bật hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

Và để khắc phục những hạn chế tồn tại ở quyển Profile, video giới thiệu doanh nghiệp chính là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quảng bá hình ảnh, thương hiệu đến với đông đảo khách hàng trên các nền tảng mạng xã hội, truyền thông đại chúng.

Video giới thiệu doanh nghiệp không chỉ cung cấp đầy đủ thông tin, mà nó còn có hình ảnh trực quan, âm thanh sống động, kèm theo lời bình dễ hiểu. Bởi vậy, so với profile truyền thống, dạng video sẽ có lợi thế hơn và đem lại những lợi ích sau đây:

• Tạo ấn tượng sâu sắc và mạnh mẽ trong tâm trí của người xem, đặc biệt là nhóm khách hàng, đối tác.
• Video giới thiệu doanh nghiệp chất lượng không chỉ đơn thuần cung cấp thông tin mà còn tạo ra cảm xúc kết nối giữa doanh nghiệp và người xem.
• Có tính tương tác hai chiều, thay đổi suy nghĩ và hành vi của người tiêu dùng, khuyến khích kêu gọi sử dụng sản phẩm, dịch vụ hoặc mua hàng.
• Dễ dàng lan tỏa và tăng độ nhận diện thương hiệu một cách hiệu quả khi video viral trên các nền tảng social.
• Tăng khả năng quảng bá và tiếp cận với nhiều nhóm khách hàng nhờ nút chia sẻ video, mở ra cơ hội phát triển và tăng trưởng của doanh nghiệp.

Những tiêu chí giúp video doanh nghiệp thu hút người xem

Để video thay lời muốn nói, giúp doanh nghiệp của bạn kết nối với khách hàng một cách chặt chẽ, hãy chú trọng vào các lưu ý sau đây:

Xây dựng kịch bản hấp dẫn

Ý tưởng kịch bản càng sáng tạo, độc đáo càng thu hút người xem. Đây là chìa khóa thành công của một video giới thiệu doanh nghiệp. Cốt truyện được đánh giá ấn tượng là kể câu chuyện thương hiệu, không quá tập trung vào việc show ra năng lực, những gì đã làm được, thay vào đó là tạo ra cảm xúc và sự đồng cảm của người xem trong suốt video.

Sử dụng hình ảnh, âm thanh, đồ họa sống động

Đây là yếu tố cần có sự đầu tư mạnh tay của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp truyền tải thông điệp dễ dàng mà còn đem lại trải nghiệm xem video một cách hấp dẫn cho khán giả.

Tùy theo ngân sách và khả năng, doanh nghiệp có thể chọn phong cách hình ảnh phù hợp, sử dụng đồ họa 2D, 3D animation, visual effect, sound effect… để tạo điểm nhấn cho video.

Dự án phim doanh nghiệp Far Eastern Polytex Vietnam do Right Media thực hiện

Truyền tải thông điệp và giá trị cốt lõi

Dù video được thiết kế theo phong cách nào cũng cần phải nhất quán về nội dung, truyền tải được thông điệp, triết lý kinh doanh cũng như giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Đồng thời, nhắc đến những thành tựu đã đạt được trong suốt quá trình hoạt động để người xem cảm nhận được sự uy tín, mức độ đáng tin cậy của doanh nghiệp.

CAD mạnh mẽ ở phần kết 

CAD là viết tắt của cụm từ Call to Action, yếu tố cần có trong bất kỳ video marketing nào, trong đó có video giới thiệu doanh nghiệp. Một lời kết mạnh mẽ và hiệu quả đó là một lời kêu gọi hành động rõ ràng, khuyến khích người xem tin tưởng vào sản phẩm, dịch vụ, chọn mua hoặc sử dụng.

Tóm lại, dù là profile truyền thống hay video doanh nghiệp thì mỗi loại đều có tầm quan trọng và sức ảnh hưởng riêng. Chúng không thể thay thế cho nhau hoàn toàn, bởi trong mỗi hoàn cảnh và tình huống cụ thể, chúng sẽ phát huy thế mạnh riêng. Do đó, tốt nhất người đại diện doanh nghiệp cần cân nhắc để chọn sử dụng 1 trong 2 hoặc kết hợp cả hai để xây dựng chiến lược truyền thông marketing hiệu quả, đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.